誰かに事業継続計画（BCP）を策定してもらいたい：Chat GPT は BCP を作れるか
Kamijo
最近のＡＩ技術の向上は目を見張るものがあります
ＣｈａｔＧＰＴ（チャット・ジーピーティ）
最近になって、テレビやネットで多く取り上げれているものです
ＣｈａｔＧＰＴは高度なＡＩ技術を活用したサービスの一種ですが、一体何をしてくれるのか？
会話形式で文章で問いかけをすると、ＡＩが文章を作成・添削・要約・翻訳などをしてくれるのです
ＣｈａｔＧＰＴのサイトにアクセスし、作成してもらいたい話題・課題を入力すると、実に見事な回答を導き出してくれます
驚きは、非常に流ちょうな日本語で、実に完成度が高い文章を作り上げてくれます
その完成度とスピードが高く評価され、行政機関での事務処理に活用し始めるほどです
そんなサービスを使って、業務継続（ＢＣＰ）を作らせれば時間と労力が省略できそうです
高度なＡＩ技術がＢＣＰを作れるかどうか
今回は、これをテーマにお話しします
■ ChatGPTにやらせてみたら
早速、ＢＣＰの策定をＣｈａｔＧＰＴにやらせることにしました
では、どのような問いかけ（プロンプト）をすれば良いのか・・・
とりあえず「ＢＣＰの策定方法とは」で問いかけたところ、次のような回答でした
BCP（Business Continuity Plan）とは、災害や事故などの不測の事態が発生した場合でも企業の事業継続を確保するため計画です。
ChatGPTの回答
以下は、BCPの策定方法の一般的な手順です。
１．リスク評価の実施
企業にとって重要な業務や資産を特定し、それらに対するリスクを評価します。
２．業務継続計画の作成
リスク評価の結果をもとに、どの業務がどの程度影響を受けるか、どのような対策を講じるべきかを明確にし、具体的な業務継続計画を作成します。
３．テストと訓練の実施
作成した業務継続計画を定期的にテストし、問題点を洗い出します。 同時に、関係者に対してBCPの内容を周知し、訓練を実施することで、実際に災害が発生した場合にもスムーズに対応できるようにします。
４．定期的な見直しと改善 災害リスクや業務環境が変化した場合には、BCPを定期的に見直し、改善することが重要です。
以上が、一般的なBCPの策定方法の手順です。BCPは、企業の事業継続にとって非常に重要なものですので、しっかりと策定し、定期的に見直すことが求められます。
「２．業務継続計画の作成」？？？・・・それをやってもらいたいのだが・・・
そこで、問いかけを「ＢＣＰで定義する項目とは」に変えてみました
その結果が以下のとおりです
BCP（Business Continuity Plan）は、災害や危機的状況が発生した際に企業が事業を継続できるようにするための計画です。
ChatGPTの回答
以下は、BCPで定義する項目の一例です。
１．インシデント管理体制
BCPを実行するための組織や役割分担、プロセスを定義する。
２．ビジネス影響分析（BIA）
主要な業務プロセスやシステム、情報資産の重要度を評価し、災害発生時の影響度を分析する。
３．リスクアセスメント
BCPの実行に際して、予想されるリスクや災害の種類や範囲を評価する。
４．事業継続計画（BCP）
災害発生時に事業を継続するための具体的な手順やアクションプランを作成する。
５．テストと訓練
BCPの有効性を評価するために、定期的な演習や訓練を実施する。 ６．リカバリー戦略
災害発生時にシステムやデータを復旧するための戦略や手順を定義する。
７．コミュニケーション戦略
BCPを実行するためのコミュニケーション手段やチャネルを定義し、関係者間の連絡体制を構築する。
８．バックアップ戦略
重要なデータやシステムのバックアップを定期的に取得する手順を定義する。
９．緊急時対応マニュアル 災害発生時に必要な情報や手順をまとめた緊急時対応マニュアルを作成する。
先ほどよりは、より具体的な内容が現れてきました
ですが、この内容でご理解いただけますでしょうか？
使われている用語・言葉が、いまいちわかりづらい？
これらだけでＢＣＰが完成するでしょうか？
更に細かく聞いてみます
上記の「インシデント管理体制」について問いかけた結果が次のとおりです
BCP（Business Continuity Plan）のインシデント管理体制とは、災害や危機的状況が発生した際に、BCPを実行するための組織や役割分担、プロセスを定義することを指します。
ChatGPTの回答
具体的には、以下のような項目が含まれます。
１．組織体制
BCPを実行するための組織体制を定義し、災害発生時には各部署の役割分担や連絡先を明確にします。
２．役割分担
BCPを実行するために必要な役割とその責任を明確にし、事前に各担当者に役割を割り当てます。
３．プロセス定義
BCPを実行するためのプロセスを明確に定義し、必要に応じてドキュメント化します。
４．連絡体制 災害発生時に必要な関係者への迅速な連絡手段を確保し、BCPの実行に必要な情報共有を円滑に行うための体制を整備します。 ５．インシデント報告・記録
災害発生時の状況やBCPの実行状況を適切に報告・記録し、BCPの改善点を把握するためのプロセスを定義します。 BCPのインシデント管理体制は、BCPの実行に必要な組織的な基盤を構築することで、災害発生時に迅速に対応することができるようになります。
これらのことは、ネット上にあふれる ガイドライン や ひな形 などでも示されていることです
小難しい言葉が出てくる割には、何のことやら・・・
そもそも、なにかが違う、そんなことを聞きたいわけではない！
おそらく、問いかけ方法も悪いのだろう・・・・
■ ChatGPTが得意なこととは
難しい機能解説は省いて、ＣｈａｔＧＰＴはネット上の膨大なデータを学習して滑らかな言葉に表現することが上手です
一方、ネット上の情報には正確性や信ぴょう性を欠く情報も多くありますので、必ずしも正確な文章・内容とは限りません
つまり、ＣｈａｔＧＰＴは、ごく一般的な情報をかき集め、自然な言語で表現するＡＩのようです
そうなると、一般的ではないことを分析・解析して、最も適切な答えを出すようなＡＩではなさそうです
単に、自分らの事業に沿ったＢＣＰを策定する上で、考え出さなければならない項目が列挙されるだけのようです
ちなみに、ちょっと得意な業種を指定して「障害福祉サービス事業におけるＢＣＰの組織体制とは」と問いかけても
- BCPチームの設置
- 代替拠点の設置
- スタッフの育成・教育
- ユーザーや家族との情報共有体制の確立
- 障害福祉サービス事業者との連携体制の確立
- 緊急時の訓練の実施
・・・となり、主語を「介護施設」としても大きく変化はしません
何よりも、これらのことはＢＣＰ策定のガイドライン等で示されていることであって、策定したい内容ではありません
結局、ＢＣＰに示そうとする項目が確認できるだけで、それらの内容については自分らで考え・導き出すしかなさそうです
個別具体的に細かな「誰が・何を、どのように・どうやって」を考える・創出することについては、ＣｈａｔＧＰＴは不得意なのかもしれません
■ 結局、自分らの努力しかないのか
結局、「誰が・何を・どのように・どうやって」を自分らで考え・導き出さなければならないことに変わりはありません
自分らの事業の内部事情などを知っているのは、自分らだけですから、当然と言えば当然でしょう
結局、自分らの努力しかないのか・・・
そんなことは決してありません
”立っている者は親でも使え” ではありませんが、ＣｈａｔＧＰＴが得意とするところだけを任せることもできます
ＢＣＰの策定作業について、何から始めれば良いのか、どのような項目を導出すれば良いのか
ＣｈａｔＧＰＴにどんどん問いかけてみてください
同じような項目が多く示されるなら、それが策定作業上の重要項目と見なすことができます
”・・・をどのように考えればいいのか” という問いかけには、そのものズバリでなくてもヒントとなる回答が示されることでしょう
これだけでも、考え・導き出す作業の手助けとなります
自分らが知っていることであれば、考え・導くことが容易のはずです
ＣｈａｔＧＰＴのヒントを元に、項目ごとに考え・導き出す作業を繰り返すだけで、最終的にＢＣＰができあがります
闇雲に考えたり、調べたりするよりは、ＣｈａｔＧＰＴを活用することで時間と労力を省くことができるはずです
また、文章の校正・修正が強い特徴を持っていますので、ＢＣＰを計画書として作成する段階で活用できそうです
■ 最後の校正などのお手伝い
ＢＣＰの内容を策定した後は、文書化しなければなりません
そうでなければＢＣＰという計画書が完成しないからです
文書作成が苦手であっても、とりあえず文章を作ってみてください
その後で、ＣｈａｔＧＰＴに校正・修正をお願いします
以下はＢＣＰに示そうとする ”非常事態発生時の対策本部の開設” についての文章です
これをＣｈａｔＧＰＴにかけてみます
【問合せ文章】
事業の運営が中断するような事態の発生や発生するかもしれない場合は、事業施設内に対策本部を開設して、全ての業務や事態等の対処に関する活動を、この対策本部がで指揮・統制する。
【ＣｈａｔＧＰＴの回答】
ChatGPTの回答
事業運営が中断する事態が発生する場合、またはそのおそれがある場合には、事業施設内に対策本部を開設し、全ての業務および対処活動を対策本部が一元的に指揮・統制する。
・・・いかがでしょうか
余計な表現が修正されて読みやすく、理解しやすい文面となりました
このように、文書作成・作文に自信がなくても、ＣｈａｔＧＰＴを活用することで誰もが理解できる文章に仕上がります
文章の校正作業を手伝ってくれるだけでも時間と労力を省くことができそうです
■ まとめ
ＣｈａｔＧＰＴはＢＣＰを作れるか？
答えは「Ｎｏ」であって、「Ｙｅｓ」でもあります
結果として、肝心な内容については、自分らで考えなければなりません
特に、自分らしか知らない現場の実態や事業の運営の細部については、自分らでしか答えを出すことができません
他方、「何を考えなければならいのか」や「どのように表現・表記したらいいのか」については、ＣｈａｔＧＰＴを活用できます
ごく一般的に策定すべき項目や考えるべき事項について、見事に整理・列挙してくれます
ただし、正確性・信ぴょう性に欠く面あったり、考える・導き出すことができないという特性があることに注意してください
自分らで行う策定作業の効率化と省力化にＣｈａｔＧＰＴの活用は必須といえるでしょう
今後のブログ記事、ＣｈａｔＧＰＴに作らせようかな～
